Die Durchführung von Eigentümerversammlungen ist essenziell für das gemeinschaftliche Wohnen in Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs). Hier werden wichtige Entscheidungen zur Verwaltung und Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums getroffen. Mit der fortschreitenden Digitalisierung stellt sich die Frage, ob diese Versammlungen auch online abgehalten werden können. Der Bundestag hat kürzlich eine Gesetzesänderung beschlossen, die dies nun ermöglicht.
Gesetzliche Grundlagen für Online-Eigentümerversammlungen
Am 3. Juli 2024 verabschiedete der Bundestag eine Gesetzesänderung, die es WEGs erlaubt, Eigentümerversammlungen vollständig online durchzuführen. Die physische Anwesenheit ist nicht mehr erforderlich. Wohnungseigentümer können mit einer qualifizierten Mehrheit von drei Vierteln der Stimmen die Durchführung rein virtueller Versammlungen für bis zu drei Jahre beschließen.
Präsenzversammlungen bleiben notwendig
Trotz der neuen Möglichkeiten bleibt die Präsenzversammlung bis Ende 2028 teilweise verpflichtend. Wenn bis Ende 2027 ein Beschluss zur virtuellen Versammlung gefasst wird, muss mindestens einmal jährlich eine Präsenzversammlung abgehalten werden, es sei denn, alle Miteigentümer verzichten einstimmig darauf. Diese Regelung ermöglicht es Eigentümern, sich an das neue Format zu gewöhnen und benachteiligt technikferne Eigentümer nicht.
Vorteile der digitalen Teilnahme
- Flexibilität und Zeitersparnis: Eigentümer können von überall aus teilnehmen, was besonders für Berufstätige und ältere Menschen vorteilhaft ist. Anfahrtszeiten entfallen, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.
- Erhöhte Teilnahme: Die Online-Option steigert die Wahrscheinlichkeit, dass mehr Eigentümer teilnehmen, was die Akzeptanz von Beschlüssen erhöht.
- Kosteneffizienz: Online-Versammlungen sind kostengünstiger als Präsenzveranstaltungen, da Kosten für Raummieten und Verpflegung entfallen.
Herausforderungen bei Online-Eigentümerversammlungen
- Technische Voraussetzungen: Teilnehmer benötigen die passende Hardware und eine stabile Internetverbindung. Die Wahl einer benutzerfreundlichen Plattform ist entscheidend.
- Datenschutz und Sicherheit: Die verwendete Software muss eine sichere Datenübertragung gewährleisten. End-to-End-Verschlüsselung und Zugangsberechtigungen sind wichtig, um die Privatsphäre zu schützen.
- Umgang mit technischen Problemen: Ein klarer Plan für technische Schwierigkeiten, einschließlich technischem Support und Testphasen vor der Versammlung, ist unerlässlich.
Praktische Umsetzung
- Vorbereitung und Durchführung: Eine sorgfältige Planung ist notwendig, einschließlich der Auswahl der Software, technischer Infrastruktur und Schulungen für Teilnehmer. Ein Moderator sollte die Tagesordnung und Diskussionen leiten.
- Abstimmungsverfahren: Das Abstimmungsverfahren muss transparent sein, und verschiedene Optionen sollten klar kommuniziert werden.
- Protokollierung: Ein Protokoll, das die Beschlüsse dokumentiert, muss erstellt werden, um Transparenz zu gewährleisten.
Rechtliche Aspekte
- Gültigkeit von Online-Beschlüssen: Beschlüsse sind gültig, wenn gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Eine sorgfältige Dokumentation ist für eventuelle Anfechtungen wichtig.
- Anfechtbarkeit: Wie bei Präsenzversammlungen können Beschlüsse angefochten werden. Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend.
Hybride Eigentümerversammlungen
Definition und Vorteile: Hybride Versammlungen kombinieren Präsenz- und Online-Teilnahme, bieten maximale Flexibilität und fördern persönliche Interaktion sowie digitale Teilnahme.
Herausforderungen: Die technische Ausstattung und Organisation müssen sicherstellen, dass alle Teilnehmer gleichberechtigt sind. Ein Moderator sollte die Kommunikation zwischen vor Ort Anwesenden und Online-Teilnehmern steuern.
Fazit
Die Einführung von Online-Eigentümerversammlungen ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Modernisierung der WEG-Verwaltung. Mit zahlreichen Vorteilen, insbesondere in Bezug auf Flexibilität und Teilnahmechancen, erfordert sie jedoch sorgfältige Planung und Berücksichtigung technischer sowie rechtlicher Aspekte.
Mit den richtigen Maßnahmen können Herausforderungen gemeistert und die Vorteile voll ausgeschöpft werden, sodass alle Eigentümer von dieser neuen Versammlungsform profitieren. Die Zukunft der Eigentümerversammlungen wird digitaler, flexibler und inklusiver – und fördert die Einbindung und Zufriedenheit der Eigentümer.